Waar mensen werken worden soms ook fouten gemaakt. Het kan daarom gebeuren dat de klant een verkeerde bestelling heeft ontvangen! Vervelend en natuurlijk gaan we kijken hoe we dit kunnen oplossen.
Wat te doen met een verkeerd ontvangen product
Controleer of je alle informatie hebt om het ticket in behandeling te nemen
- Factuurnummer
- Foto's van het product wat de klant heeft ontvangen
- Controleer ook zelf of de klant inderdaad het verkeerde product heeft ontvangen met wat hij besteld heeft
Heb je alle informatie verzameld zoals hierboven vermeld dan kan het doorgezet worden naar de deelnemer. Vraag in het eerste contact met de deelnemer ook gelijk binnen wat voor termijn de omruiling kan plaats vinden en hoe de omruiling in zijn werk gaat.
Aantal voorbeelden van omruiling:
- Klant moet product eerst retour sturen(met retourlabel van deelnemer) en zodra retour wordt het juiste opgestuurd
- Klant ontvangt eerst het juiste product en hier zit een retourlabel bij zodat het verkeerde exemplaar retour gestuurd kan worden
- Er wordt een afspraak met de klant gemaakt voor omruiling het oude product wordt dan opgehaald en het nieuwe op het zelfde moment geleverd
-Klant ziet van de koop af en wil de order annuleren (retourkosten zijn voor klant zelf wij dienen de kans te krijgen om het namelijk op te lossen)
Er zijn ook uitzonderlijke gevallen als bijvoorbeeld de klant een verhuislift heeft moeten regelen om het product naar boven te krijgen. Loods 5 kan hiervoor in principe niet voor aansprakelijk gesteld worden maar we kunnen wel in overleg met de deelnemer kijken wat we voor de klant uit coulance kunnen betekenen, denk hierbij aan een kortingspercentage van de aankoop maar bespreek dit soort situaties ook altijd met de casemanager of leidinggevende.
Antwoord richting de klant
Laat in een antwoord richting de klant weten dat we het vervelend vinden dat ze niet hebben ontvangen wat ze besteld hebben. Mocht je nog niet alle informatie hebben zoals hierboven vermeld vraag hier dan om en geef aan zodra we deze informatie hebben ontvangen de melding verder in behandeling kunnen nemen en bij de klant terugkomen zodra we concreet hebben hoe de omruiling in werking zal gaan.