Het wil wel eens voorkomen dat een klant een product ontvangt en dat er een onderdeel ontbreekt. Het is geheel afhankelijk om wat voor onderdeel het gaat en of het hierin dan mogelijk is om het ontbrekende onderdeel op te sturen. Dit moet je te allen tijde voorleggen aan de deelnemer.
Wat te doen bij een ontbrekend onderdeel
Controleer of je alle informatie hebt om het ticket in behandeling te nemen
- Factuurnummer
- Foto's van het product en een foto waarbij te zien is om wat voor onderdeel het zou gaan. In sommige gevallen zit er ook een handleiding bij vraag de klant een foto te maken van het onderdeel zoals in de handleiding beschreven.
Antwoord richting de klant
Laat in een antwoord richting de klant weten dat je het vervelend vind dat hij de bestelling nu niet in gebruik kan nemen. Het is hierbij van belang dat je alle informatie hebt zoals hierboven beschreven want zonder dit kan je het niet doorzetten naar de deelnemer. Het is hierin heel erg afhankelijk om wat voor onderdeel het gaat het is namelijk niet altijd mogelijk een onderdeel op te sturen en in dat geval zal het product volledig omgeruild moeten worden. Je kunt aan de klant communiceren dat je de melding in behandeling gaat nemen en dat er in overleg met de deelnemer gekeken wordt naar een passende oplossing. Mocht je zelf ook een oplossing zien voor het ontbrekende onderdeel mag je dit natuurlijk ook altijd meenemen richting de deelnemer of misschien zelf al communiceren naar de klant.
Een voorbeeld antwoord zou kunnen zijn:
Hi,
Wat vervelend om te horen dat je je bestelling nog niet in gebruik kunt nemen. Om je melding in behandeling te kunnen nemen en te kijken naar een passende oplossing heb ik alleen nog wat aanvullende informatie en/ of foto's van je nodig:
-
-
-
Zodra we je reactie ontvangen hebben zullen we je melding verder in behandeling nemen en ernaar streven een passende oplossing te bieden.